গুগল ড্রাইভ – কিভাবে ব্যবহার করবেন?

অনলাইন নিয়ে ধারনা আছে , গুগলের নাম শুনে নি এমন মানুষ পাওয়া এক কথায় প্রায় অসম্ভব। গুগুল পেইড সার্ভিসের সাথে আমাদেরকে অসংখ্য ফ্রি সার্ভিস দিয়ে যাচ্ছে। এর মধ্যে অন্যতম হল গুগল ড্রাইভ সুবিধা।  গুগল ড্রাইভের ফ্রি সার্ভিসের পাশাপাশি পেইড সার্ভিসও রয়েছে।

গুগল ড্রাইভ কি ?

গুগুল ২০১২ সালে তাদের সার্ভারের কিছু জায়গা সাধারণ ব্যবহারকারীদের ব্যবহারের জন্য অনুমতি দেয়।  শুধুমাত্র যাদের গুগল মেইল মানে জিমেইল আছে তারাই গুগলের এই সার্ভিসটি ব্যবহার করতে পারবেন।  গুগল তাদের সার্ভারের যে আপনাকে তথ্য সংরক্ষণের সুযোগ দিচ্ছে এটিই গুগল ড্রাইভ।

জনপ্রিয় সার্চ ইঞ্জিন গুগলের একটি সেবা হলো গুগল ড্রাইভ। এটি ব্যবহার করে সহজে ও নিরাপদে ফাইল রাখা যায়। ক্লাউডে ফাইল সংরক্ষণ করে বলে গুগল ড্রাইভের বেশ কিছু সুবিধা আছে।

আমরা জানি যে কম্পিউটারে ড্রাইভে যেমন বিভিন্ন ফাইল, ডকুমেন্ট, অডিও, ভিডিও ইত্যাদি সংরক্ষণ করা হয় তেমনি গুগলের ও নিজস্ব ড্রাইভ রয়েছে। যেখানে আপনি ১৫ জিবি সমপরিমাণ জায়গা পাবেন এবং সেখানে আপনার প্রয়োজনীয় ফাইল সমূহ, প্রেজেন্টেশনস, ছবি, ভিডিও ক্লিপসহ আরো অনেক কিছু নিরাপদে সংরক্ষন করতে পারবেন এবং অন্যদের শেয়ার করতে পারবেন।  প্রয়োজনে পরিবর্তন, পরিবর্ধন, সংযোজন- বিয়োজন করে পুনরায় সংরক্ষন করতে পারবেন।

গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করার জন্য অবশ্যই আপনার একটি জি-মেইল একাউন্ট থাকতে হবে। গুগলের এই ফ্রী স্পেস সার্ভিস যার মধ্যে আপনি আপনার সকল গুগল ড্রাইভ আপনার একটি নিরাপদ ও একান্ত ব্যক্তিগত ফাইল কেবিনেট হিসাবে কাজ করবে।  আপনি যখনই  গুগল ড্রাইভে ফাইল রাখবেন তখন  তা আপনার কম্পিউটার এর হার্ড ড্রাইভ আর ইন্টারনেট সার্ভারে সংরক্ষণ করে।

তারপর আপনি একটি ট্যাবলেট বা স্মার্টফোনের মত, এমনকি একটি ইন্টারনেট সংযোগ বা একটি মোবাইল ডিভাইসের সাথে যে কোনো কম্পিউটার থেকে ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন।  ড্রাইভ এমনকি আপনি আপনার পরিবার, বন্ধু এবং সহকর্মীদের সাথে ফাইল শেয়ার করতে পারবেন। প্রয়োজনে সরাসরি প্রিন্ট ও নিতে পারবেন ।

গুগল কত জিবি ফ্রি স্পেস দিবে ?

একজন ফ্রী ইউজার হিসাবে আপনি সর্বোচ্চ ১৫ গিগাবাইট পর্যন্ত ব্যবহার করতে পারবেন, এর চেয়ে বেশী ব্যবহার করতে চাইলে প্রতিমাসে প্রতি ১০০ গিগাবাইট  ১.৯৯ ডলার, এক টেরা বাইট ৯.৯৯ ডলারে এবং ১০ টেরাবাইট ৯৯.৯৯ ডলারে ব্যবহার করতে পারবেন।

গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করবেন যেভাবে

গুগল ড্রাইভ ব্যবহারের জন্যে প্রথমেই আপনার একটি জি মেইল একাউন্ট প্রয়োজন পড়বে। কিভাবে জি মেইল একাউন্ট খুলতে হয় এখান থেকে দেখে নিতে পারেন।

জিমেইল কাউন্ট থাকলে ব্রাউজারে যেয়ে https://www.google.com/drive/ লিখে এন্টার চাপুন।  নীচের ছবির মত একটি পেজ আসবে । গুগল ড্রাইভ আপনাকে সাইন ইন করতে আমন্ত্রণ জানাচ্ছে।

গু টু গুগল ড্রাইভে ক্লিক করলে আপনাকে গুগল ড্রাইভের ইনসাইটে প্রবেশ করবেন। ব্যবহার উপযোগী একটি ভার্চুয়াল ড্রাইভ পেয়ে গেলেন।  🙂

গল ড্রাইভে ফাইল রাখার জন্য  প্রথমেই  গুগল ড্রাইভে লগইন করতে হবে। লগ ইন হয়ে গেলে আপনি সরাসরি ফাইল আপলোড করতে পারবেন এবার কোন ফোল্ডার ক্রিয়েট করে সেই ফোল্ডারের মধ্যেও ফাইল রাখতে পারবেন।  ফোল্ডার ক্রিয়েট ও তার ভেতরে কিভাবে ফাইল আপলোড করতে হয়  তা দেখে আসি।

গুগল ড্রাইভে লগইন করার পর একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করার জন্য NEW অপশনে ক্লিক করুন, তাহলে একটি অপশন মেনু আসবে। মেনু অপশনে অনেকগুলো  অপশন পাবেন যেমন ফাইল আপলোড, ফোল্ডার আপলোড, গুগল ডকস, গুগল শীট, গুগল স্লাইড, গুগল ফরম ইত্যাদি ইত্যাদি ইত্যাদি।

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, গুগল ড্রাইভে নতুন ফোল্ডার নেয়ার অপশন গুলো চিহ্নিত করা হয়েছে। NEW অপশন থেকে New Folder এ ক্লিক করার পর গুগল New Folder নামের একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। ডায়ালগ বক্সে টাইপ করে ফোল্ডারের নাম লিখুন, তারপর Create অপশনে ক্লিক করুন। দেখবেন ড্রাইভের My Drive অংশে দেখবেন আপনার সেভ করা নামের একটি নতুন ফোল্ডার এসেছে।

নতুন ফোল্ডার তো ক্রিয়েট হল এবার তাহলে দেখি কিভাবে ফাইল আপলোড করবেন।

নীচের ছবিতে দেখুন , গুগল ড্রাইভে ফোল্ডারের ভেতরে ফাইল আপলোড করার অপশন চিহ্নিত করা হয়েছে।

File Upload অপশনে ক্লিক করার পর দেখবেন Open নামের একটি উইন্ডো আসবে। যেখানে আপনি ফাইল লোকেশন থেকে আপনার প্রয়োজনীয় ফাইল, ডকুমেন্ট, অডিও, ভিডিও ইত্যাদি বের করে সিলেক্ট করুন তারপর উইন্ডোতে Open অপশনে ক্লিক করুন। তাহলে সিলেক্ট করা ফাইলটি গুগল ড্রাইভে চলে আসবে। এভাবে এক বা একাধিক ফাইল গুগল ড্রাইভে সংরক্ষণ করতে পারবেন।

আপনি চাইলে ফুল ফোল্ডার আপলোড দিতে পারেন।  আচ্ছা আপলোড করা তো শেষ এবার চাইলেই কিন্ত যেখান সেখান থেকে সেই ফাইল বা ডকুমেন্ট ব্যবহার করতে পারেন।

কি কি কারনে গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করবেন ?

এতদিন যদি গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করে নাও থাকেন নিন্মোক্ত কারনে গুগল ড্রাইভ ব্যবহার শুরু করতে পারনে।

অনলাইন ও অফলাইন দুভাবেই

গুগল ড্রাইভে ডাটা আপলোড করা থাকলে  কম্পিউটার বা মোবাইল ফোনে গুগল ড্রাইভের অ্যাপ ইনস্টল  করা থাকলে  সংরক্ষিত ফাইলগুলো কম্পিউটার বা মোবাইলের নির্ধারিত ফোল্ডারে জমা হয়। এখন প্রয়োজন অনুসারে অনলাইন বা অফলাইনে থাকা অবস্থায় ফাইল খোলা ও হালনাগাদ করা যায়। ফোনের ক্ষেত্রে অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস-চালিত বা  উইন্ডোজ অপারেটিং সিস্টেমের  যে কোন ডিভাইস থেকে অফলাইন ও অনলাইন দু ক্ষেত্রেই ডাটা ব্যবহার করতে পারবেন।

ব্যবহার করার সুবিধা

এম্বাসেতে গিয়েছেন জরুরি কাজে, গিয়ে দেখলাম আপনার দরকারী একটি সার্টিফিকেট আপনি আনেন নি !  কি অবস্থা হবে তখন ?  আপনি যেখানেই থাকুন না কেন সেখান থেকেই গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করা যাবে।সেখানে আপনার সংরক্ষিত সবকিছুই পাওয়া যাবে। এতে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো সব সময় বহন করতে হবে না এবং হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকে না।

নতুন ফাইল ও ফোল্ডার

কম্পিউটারের মতোই গুগল ড্রাইভে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ফাইল ও ফোল্ডার তৈরি করা যায়। গুগল ড্রাইভ হল  ভার্চুয়াল ড্রাইভ। কম্পিটারের ফাইল অন্য স্থান থেকে ব্যবহার করতে না পারলেও আপনি গুগলের ড্রাইভের ফাইল ফোল্ডার যে কোন অবস্থায় ব্যবহার উপযোগী। ফাইল সংরক্ষণ করা ছাড়া ও গুগল ড্রাইভের রয়েছে গুগল ডকস সুবিধা নিয়ে ফাইল তৈরি করা যায়।যেখানে দৈনন্দিন কাজের জন্য ফাইল তৈরি ও হালনাগাদ করা যায়।বহুল ব্যবহৃত ওয়ার্ড, এক্সেলসহ বেশির ভাগ অফিস অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করা যায়।এর সবচেয়ে বড় সুবিধা হচ্ছে রিয়েল টাইম আপডেট অর্থাৎ একসঙ্গে সব জায়গায় এবং সব যন্ত্রে ফাইল হালনাগাদ হয়।অর্থাৎ একটি ফাইল একই সময়ে একাধিক স্থান থেকে ব্যবহার করা যায়। আবার আপনি চাইলে এগুলো অন্যের সাথে শেয়ার করতে পারবেন। যার যার সাথে শেয়ার করতে চান সে ভাবে প্রাইভেসী সেটিং থেকে সেটিং ঠিক করে নিলেই হবে।

গুগল ফরমে সহজেই তথ্য সংগ্রহ করা যায়

কাজের প্রয়োজনে তথ্য সংগ্রহ ও তা বিশ্লেষণের জন্য রয়েছে গুগল ফরম। ফরমে পূরণকৃত তথ্য স্প্রেডশিটে সহজেই সংগ্রহ করা যায় ও তা প্রয়োজন অনুযায়ী বিশ্লেষণ করে ফলাফল তৈরি করা যায়। আমি যখন রক্ত সংগ্রহ নিয়ে কাজ করতাম তখন গুগল ফরম ব্যবহার করতাম। প্রয়োজনের সময় যেকোন স্থান থেকে এক্সেস করতে পারতাম।

সংযুক্ত ফাইল ব্যবহার

মেইলে আমরা  ২৫ মেগাবাইটের বেশি ফাইল পাঠাতে পারি না। সেক্ষেত্রে নানা শেয়ারিং সার্ভিস ব্যবহার করতে হবে। এ ক্ষেত্রে সমস্যা হল ফ্রি সার্ভিস গুলো একটা লিমিট দিয়ে দেয় এর বড় ফাইল হলে আপনি পাঠাতে পারবেন না। এ ক্ষেত্রে গুগল ড্রাইভ উত্তম বিকল্প। ফাইল আপলোড করা থাকলে যে কোন সময় যে কাউকে পাঠাতে পারবেন। আবার অন্যের ড্রাইভ থেকে নিজের ড্রাইভে ডাউনলোড ছাড়াই সেভ  করতে পারবেন।

ইমেইলে নতুন লেখাগুলো পেতে সাইন আপ করুন 🙂

মানজুরুল হক